Upstate Race Series

Services de chronométrage des courses, d'inscription et d'assistance aux événements

Que vous planifiiez votre premier 5 km ou que vous organisiez une compétition ultra ou XC à grande échelle, Upstate Race Series propose des solutions de course complètes dans tout le sud-est pour aider votre événement à se dérouler sans problème du début à la fin.

Services de base

Nous soutenons les directeurs de course, les écoles, les organisations à but non lucratif et les groupes communautaires

• Chip Timing et résultats – Route, Trail, XC, Ultra
• Gestion des inscriptions – Configuration et assistance de RunSignUp
• Conseil événementiel – Logistique, permis, conception de cours
• Marketing et promotion – Réseaux sociaux, e-mail et sensibilisation des clubs
• Les essentiels de la course – Dossards, récompenses, maillots, signalisation personnalisés

🖥️ Assistance à l'inscription – Propulsé par RunSignUp

En tant qu'entrepreneur RunSignUp certifié, nous offrons une assistance pratique pour tous les besoins d'inscription :
Configuration et tarification de la page de l'événement

• Assignation de dossard, débuts de vague et modules complémentaires
• Transferts, remboursements et reports de participants
• E-mails personnalisés, rapports de paiement et outils de collecte de fonds
• Intégration du magasin pour les ventes de marchandises
• Enregistrement et résultats en direct via les applications RaceDay

⏱️ Forfaits de chronométrage de course

Tous les packages incluent :

• Synchronisation des puces
• Bavoirs + Épingles de sûreté
• Configuration de l'arche de la ligne d'arrivée + de la goulotte
• Horloge de course
• Résultats instantanés (en direct et en ligne)

Courses sur route et trail (5 km – Ultra)

• 500 $ de configuration de base + 2,50 $ par participant
  • ($0,50 de réduction par coureur sur les courses de plus de 300)
• Comprend 3 heures de chronométrage sur site
• Durée supplémentaire : 60 $/heure

Rencontres de cross-country dans les collèges et lycées

• 500 $ de configuration de base + 1,00 $ par athlète
  • ($0,50 de réduction par coureur sur les courses de plus de 300)
• Comprend 3 heures de chronométrage sur site
• Durée supplémentaire : 60 $/heure

Services complémentaires

Mises à niveau facultatives pour améliorer votre expérience de course : Contact pour un devis

• Conception de site Web/d'inscription
• Services de musique/DJ/annonceur
• Location d'équipement - Barricades, cônes de signalisation, contrôle des foules
• Récompenses et médailles de groupe d'âge (fabriqué à la main en hickory)
• Bavoirs personnalisés (via Emedia)
• Assurance événement (via IMG)
• Locations Porta-John (via Royal Flush)
• Coordination des fournisseurs (alimentation, vente au détail, bien-être)
• Création de logo, autocollants, image de marque et plus

Marketing et promotion

Dans le cadre de notre partenariat, votre course est exposée à plus de 10 000 coureurs locaux :

• Newsletter du club (1 500+ membres)
• Fonctionnalités Facebook et Instagram
• Liste des événements sur UpstateRaceSeries.com (30 000 vues mensuelles)
• Inclusion dans le calendrier des courses du Upstate Running Club
• Programme de réduction optionnel pour stimuler la participation

Pourquoi travailler avec nous ?

• Plus de 50 ans d'expérience combinée en direction de courses et en chronométrage
• Fiable, professionnel et axé sur la communauté
• Support personnalisé de la planification jusqu'au jour de la course
• Approuvé par plus de 100 événements chaque année en Caroline du Sud, Caroline du Nord et Géorgie

Commençons

📧 E-mail : [email protected]
📞 Appel ou SMS : 864-867-2569
🌐 Site Web : www.UpstateRaceSeries.com

Nous sommes là pour vous aider à rendre votre événement réussi, mémorable et facile à gérer, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre cause, votre cours et votre communauté.

Annexe A : Guide de ressources du directeur de course – Top 25 de la liste de contrôle

Utilisez ce guide pour planifier un événement fluide et réussi. Les services marqués d'un astérisque (★) sont des domaines dans lesquels Upstate Race Series peut fournir une assistance directe.

Planification et permis

• Définir le format et les objectifs de la course – Distance, public, thème, objectif caritatif
• Lieu et date sécurisés – Vérifiez la disponibilité auprès des parcs, des villes et des sites locaux
• Obtenez des permis et une assurance – Faites une demande précoce pour les fermetures de routes, la police ou l'utilisation des terres
• Concevez le parcours – Mesurez la distance, identifiez les dangers et planifiez les postes de secours
• Élaborer un budget – Tenir compte des permis, des assurances, des chemises, des récompenses, du timing, etc.

Enregistrement et configuration

• Configurer l'inscription en ligne – Page personnalisée sur RunSignUp, niveaux de tarification, plafonds
• Articles complémentaires de la boutique – Chemises, produits dérivés, repas d'après-course ou options de don
• Activer les outils pour les participants – Attribution des dossards, transferts, reports et politiques de remboursement
• Configurer les outils de messagerie – Personnaliser les messages de confirmation et les rappels
• Surveiller les inscriptions et l'engagement – Ajuster la stratégie marketing si nécessaire

Marketing et promotion

• Créez un plan promotionnel : réseaux sociaux, dépliants, publicités numériques, incitations au parrainage
• Liste des événements sur les calendriers locaux – Magasins en activité, organes de presse, conseils communautaires
• Envoyer des campagnes par e-mail – Annonces, codes de réduction, rappels
• Engagez-vous auprès des clubs de course à pied – Offrez des réductions aux clubs (URC, etc.) pour une visibilité accrue
• Promotion via Upstate Race Series – Publications sur les réseaux sociaux, newsletters, liste de sites Web

Synchronisation et logistique du jour de la course

• Services de chronométrage sécurisés – chronométrage par puce RFID, chronomètre de course, configuration de la goulotte d'arrivée
• Commandez des dossards et des épingles de sûreté – Avec ou sans marque personnalisée
• Coordonner la collecte des paquets – Application RaceDay CheckIn et plan de personnel
• Planifier la configuration de la ligne de départ/arrivée – Arche, signalisation, cônes, bannières
• Imprimer la signalisation et les cartes – Flèches de parcours, panneaux de station d'eau, marqueurs kilométriques

Swag, récompenses et commodités

• Commandez des chemises – Travaillez avec un fournisseur de confiance, définissez les tailles avant les dates limites d'inscription
• Récompenses et médailles du plan – Globalement et par groupe d'âge, options personnalisées ou sur actions
• Coordonner Porta-Johns – Réservation en fonction du nombre de participants
• Plan pour les postes d'eau et de secours – Tables, glacières, bénévoles, sacs poubelles
• Recruter des bénévoles et du personnel – Attribuer des rôles pour l'installation, les postes de ravitaillement et la ligne d'arrivée

Notes bonus :

• Créez une chronologie principale 8 à 12 semaines
• Créer des modèles pour les événements répétés
• Ajoutez des photos et des vidéos de course pour un marketing futur
• Enquête d'après-course ou e-mail récapitulatif pour commentaires